Jak rozpoznat chyby a podvody v mzdovém agendě

Pokud existuje mzdový podvod, je pravděpodobné, že se vyskytne jedním ze tří způsobů: Během auditu můžete pomocí následujících metod detekovat všechny tři okolnosti mzdové chyby a podvody : zaplacením fiktivních zaměstnanců, zaměstnanců, kteří nepracovali, nebo zaměstnanců, kteří pro společnost již nepracují. Chcete-li zjistit tyto typy chyb při provádění auditu, postupujte podle následujících pokynů:

  • Prohlédnout záznamy o mzdách: Správce oddělení musí zkontrolovat a schválit mzdový registr , shrnutí toho, kolik, předtím, než bude předán mzdovému oddělení. Zkontrolujte registry, které hledají jména ukončených zaměstnanců, duplicitní jména, duplicitní adresy, duplicitní čísla sociálního zabezpečení nebo neobvyklé odpracované hodiny. Pokud zaměstnanec normálně pracuje od pondělí do pátku a uvidíte nějakou sobotu nebo neděli, pokračujte.

    Lidské zdroje potřebují zadat datum ukončení do systému, protože zaměstnanci, kteří opouštějí firmu, obdrží obvykle poslední kontrolu po posledním dni práce. Skvělý účetní počítačový systém umožňuje platbu, ale ne po datu ukončení. Po tomto datu by měla být platba bývalému zaměstnanci zastavena, protože mzdový úředník nebude mít přístup k záznamu zaměstnanců. Pokud správce oddělení mzdy informuje o výplatě zaplaceného počtu zaměstnanců v mzdovém rejstříku, měl by správce opravit jak na úrovni oddělení, tak i na úrovni lidských zdrojů.

  • Zkontrolovat zrušené šeky: Podívejte se na přední a zadní stranu jakéhokoli dostupného papírového kontrolního zúčtování prostřednictvím banky klienta auditu, aby se zjistily neobvyklé kontroly a podpisy. Například pokud mzdový rejstřík má zaměstnance jako John E. Doe a šek je splatný JE Doe, zjistěte, proč. Kontrola by mohla být vyplacena non-zaměstnancem Jennifer Ellen Doe pracovat v tajnosti s jiným zaměstnancem.

  • Sledujte zpracování výplatních listů: Je vždy příjemné sledovat od polévky na ořechy běh jedné kompletní doby placení. Budete schopni odhalit případné poruchy v ovládacích prvcích uvedených v manuálu pro mzdové postupy.

    Pokud máte strach sledovat výplaty, které jsou rozdány zaměstnancům, ujistěte se, že každý zaměstnanec má ID, například odznak společnosti, a že jméno na mzdové kontrole odpovídá odznaku. Zkontrolujte, zda každý zaměstnanec dostane pouze jednu kontrolu a že jsou chráněny neoprávněné kontroly.

Následující oddělení povinností by mělo eliminovat veškeré neoprávněné platby (pokud mnoho zaměstnanců nepodléhá společnému podvodu):

  • Lidské zdroje by měly zahájit aktualizaci všech nových nebo stávajících personálních záznamů až poté, co byly aktualizace řádně schváleny správnou úrovní vedení provozního oddělení.Správná úroveň oprávnění je něco, co zjistíte při dotazování managementu a přečtením příručky personální politiky.

    Mnoho malých firem nemá formální oddělení lidských zdrojů, takže tento první krok řeší účetní oddělení. I tak by měla existovat nějaká separace v povinnostech, aby jeden mzdový úředník nebyl zodpovědný za to, že schvaloval změny mzdových listů a zpracovával výplatní listiny.

  • Jelikož mzdové úřady zadávají informace o platbách, měly by zkontrolovat, zda všechny nové nájemné a platy byly schváleny lidskými zdroji. Mzdové úředníci by neměli mít pravomoc měnit informace o hlavním souboru zaměstnanců. ( hlavní soubor obsahuje všechny mzdové fakty o zaměstnanci, jako je jméno, mzda a zadržení.) Pokud tedy mzdový referent obdrží mzdový rejstřík s informacemi, které nejsou v systému, bude muset kontaktovat lidské zdroje, abyste zjistili, co se děje s osiřelým zaměstnancem.