Klíčové funkce účetního pro placení účtů

Po zaznamenání nákupních transakcí pro firmu, účetní je primárně zodpovědný za to, aby byly účty zaplaceny jak za zásoby, tak se zakoupenými zásobami. Obvykle zaúčtujete účty zaúčtované v okamžiku jejich příjezdu, podáte je za měsíc nebo den, který je třeba zaplatit, a zaplatíte je, když jsou splatné.

K zaplacení účtů existuje pět klíčových funkcí:

  • Zadání účtů do účetního systému

  • Příprava kontrol pro zaplacení účtů

  • Podepsání kontrol

  • Odeslání platby dodavatelům

  • Sjednocení kontrolního účtu

Jedna osoba by neměla být odpovědná za všechny tyto úkoly. Ve skutečnosti by osoba, která účtuje účty do účetního systému a připravovala kontroly, nikdy neměla mít pravomoc podepsat kontroly.

Abyste byli ještě opatrnější, pokud jde o kontrolu hotovosti, je vhodné, aby třetí osoba přezkoumala kontroly proti účtům a skutečně odeslala podepsané kontroly dodavatelům. Oddělením těchto úkolů minimalizujete riziko zneužití obchodních prostředků.

Klíčovou funkcí platebních účtů je sledování případných slev, které by vaše společnost mohla podniknout. Například někdy společnost nabídne slevu ve výši 2 procent na účet, pokud bude placena do 10 dnů a očekává plnou platbu mezi 10 a 30 dny. Za platby, které byly obdrženy po 30 dnech, může být pozdější penalizace ve výši 1,5%. Účetní splnomocnitel by měl organizovat faktury, aby je zaplatil včas, aby využil slevu a ušetřil své peníze společnosti.